PhDVAS@work – Strumenti e informazioni per il vostro corso di PhD
Come utilizzare il budget di ricerca
A ciascun dottorando è assicurato, in aggiunta alla borsa, un budget a copertura dei costi correlati all’espletamento dell’attività di ricerca in Italia e all’estero, di 1650€ all’anno.
Le modalità di utilizzazione del budget di ricerca sono regolate dal Capitolo 7.3 delle Istruzioni Operative.
Prima di effettuare qualsiasi spesa, considerare con attenzione l’ammontare dei fondi ancora disponibili chiedendo alla Segreteria Amministrativa VAS (amministrazione.vas@unimi.it), in modo da evitare spese che superino l’importo disponibile.
Il budget, o “dote”, assegnato al dottorando può essere utilizzato per:
- revisione linguistica di articoli inerenti il suo programma di ricerca e la tesi;
- article processing charge solo se il dottorando è primo nome o corresponding e l’articolo tratta di argomenti inerenti il suo programma di ricerca;
- materiali di consumo e inventariabili inerenti al programma di ricerca.
Per l’acquisto è necessario richiedere l’autorizzazione del tutor e quella del Coordinatore del Dottorato, mediante compilazione dell’Allegato 7.
Ottenute le autorizzazioni, il dottorando invierà la richiesta a: amministrazione.vas@unimi.it.
La richiesta generalmente prevede o la presentazione di tre preventivi, o la richiesta di affidamento diretto.
Per il pagamento della pubblicazione di un articolo, si ricorda ai dottorandi la possibilità di usufruire del Fondo di Ateneo APC per le politiche di Open Access.
Procedure per richiedere una missione e rimborso spese per viaggi di ricerca
Le modalità di utilizzazione del budget di ricerca sono regolate dal Capitolo 7.1 delle Istruzioni Operative.
Tutti gli incarichi di missione devono essere preventivamente autorizzati da parte del Direttore di Dipartimento del DIVAS.
E’ sempre necessario fare richesta di autorizzazione di incarico di missione sul sito U-Web – Il mio profilo.
Nel caso in cui l’utente non sia connesso alla rete di ateneo “eduroam” l’accesso al sito avviene via VPN.Il numero di missione verrà assegnato con l’autorizzazione dell’incarico.
Inoltre, prima di programmare una missione, verificare l’ammontare dei fondi disponibili chiedendo alla Segreteria Amministrativa VAS (amministrazione.vas@unimi.it).
Sono previsti tre tipi di rimborsi, tutti sempre preceduti dalla richiesta di autorizzazione all’incarico di missione sul sito U-Web – Il mio profilo:
1. Missioni rimborsate tramite la “dote” del dottorando
Nel caso in cui le missioni debbano essere rimborsate con la “dote”, è necessario che il Docente Guida richieda l’autorizzazione al Coordinatore (Allegato n. 1) che deve essere inviato al coordinatore (phdcourse.vas@unimi.it) per la firma.
2. Missioni rimborsate mediante progetti del Docente Guida
Nel caso in cui le missioni siano a carico di un progetto del docente Guida non gravando sulla dote del dottorando, l’autorizzazione del Coordinatore non è necessaria.
3. Missioni senza rimborso
Nel caso in cui per la missione non venga chiesto un rimborso, questo dovrà essere specificato nella procedura di richiesta di autorizzazione dell’incarico di missione.
In caso di viaggi in aereo
In caso di viaggi in aereo, devono essere sempre allegate le carte di imbarco originali se il check-in è avvenuto in aeroporto.
Quando il check-in viene effettuato online, si dovrà consegnare la versione stampata delle carte di imbarco in pdf.
In caso di soggiorni all’estero superiori ai 10 giorni
In caso di soggiorni che prevedono una permanenza all’estero superiore ai 10 gg, oltre alla richiesta dell’autorizzazione l’incarico di missione è possibile richiedere la maggiorazione della borsa di studio, come descritto nel Regolamento d’Ateneo in materia di dottorato di ricerca (art. 20 comma 5).
In caso di soggiorni all’estero superiori ai 180 giorni
Se le missioni all’estero sono superiori ai 180 giorni, l’autorizzazione deve essere data dal Consiglio di Dipartimento.
In questo caso, la richiesta di autorizzazione viene presentata dal Coordinatore e deve tenere conto del calendario delle riunioni della Giunta e del Consiglio di Dipartimento DIVAS.
In tutti i casi
Le spese sostenute durante lo svolgimento della missione (viaggio, vitto e alloggio, etc.) devono essere debitamente documentate.
Le spese sono rimborsate secondo i criteri e i limiti stabiliti nelle tabelle allegate al “Regolamento missioni e rimborsi spese“.
Una sintesi delle regole di Ateneo è illustrata nell’Allegato n. 2.
Procedure per uso di mezzo proprio, noleggio auto, taxi
Nel caso in cui si renda necessario l’uso di un mezzo proprio, del noleggio di una auto oppure di un taxi, è necessario aggiungere alla richiesta di missione i seguenti allegati:
- Utilizzo auto propria (Allegato n. 3);
- richiesta noleggio auto (Allegato n. 4);
- richiesta utilizzo taxi (Allegato n. 5)
Per ottenere il rimborso della missione, sarà necessario consegnare al Referente Amministrativo del Dottorato tutti i giustificativi di spesa in originale, elencando nell’apposito modulo (Allegato 6) tutte le spese sostenute, specificandone l’importo e la causale di spesa.
Le procedure per iscriversi a congressi/corsi/seminario webinars sono regolate dal Capitolo 7.1 delle Istruzioni Operative.
In generale, l’iscrizione a un evento è da considerarsi un acquisto di servizi, per cui deve essere effettuato mediante la segreteria amministrativa. La richiesta deve essere effettuata almeno un mese prima della chiusura delle iscrizioni all’evento.
– Nel caso in cui la partecipazione a questi eventi avvenga nell’ambito di una missione, è SEMPRE possibile anticipare il pagamento, e quindi richiedere il rimborso della quota di iscrizione mediante la richiesta di rimborso spese della missione stessa.
– Se la partecipazione a questi eventi NON prevede lo svolgimento di una missione (es: webinar, corsi e convegni online), rientrando nell’acquisto di beni e/o servizi, il pagamento dell’iscrizione all’evento deve essere sempre effettuata dalla segreteria amministrativa. In questo caso non sono ammessi pagamenti personali con carta di credito o in altra forma (es. bonifico).
*In caso di soggiorni che prevedono una permanenza all’estero superiore ai 10 gg, oltre alla richiesta dell’autorizzazione all’incarico di missione è possibile richiedere la maggiorazione della borsa di studio.
Modalità di ammissione all’anno successivo del corso di dottorato
Ogni studente deve inviare una relazione all’indirizzo phdcourse.vas@unimi.it utilizzando il modulo “Student Annual Report“. I supervisori devono inviare una relazione utilizzando il modulo “Supervisor Annual Report“. Entrambi i report saranno consegnati al proprio Internal Review Panel.
Ogni dottorando deve contattare il proprio Internal Review Panel per un colloquio, dove presenterà la sua attività (PowerPoint) ed avrà l’opportunità di rispondere alle domande del Panel.
Dopo l’incontro, l’Internal Review Panel compilerà una breve relazione del colloquio, usando il modello Internal Reviewer Panel che verrà inviata all’indirizzo phdcourse.vas@unimi.it. La relazione verrà condivisa con il Collegio dei Docenti di Dottorato con la proposta di ammettere o meno lo studente all’anno successivo, individuando eventuali debolezze da modificare nel corso dell’anno successivo. La relazione del Consiglio di Dottorato con l’approvazione sarà sottoposta all’amministrazione del dottorato UNIMI, che attiverà le procedure per l’ammissione all’anno successivo.
In sintesi, queste sono le scadenze per gli studenti:
| Ciclo | Termine per la presentazione del dottorato di ricerca e della relazione dei supervisori | Termine ultimo per l’approvazione da parte del Consiglio |
| 38°/ 39° | 1 settembre 2024 | 25 settembre 2024 |
PROCEDURE PER LA DISCUSSIONE DELLA TESI DI DOTTORATO
La discussione della tesi si articola in tre passaggi
1° Presentazione della tesi al Collegio dei Docenti ed approvazione
La tesi di dottorato, corredata da un abstract, è redatta in lingua inglese.
La tesi, alla quale è allegata una relazione finale del dottorando sulle attività svolte nel corso del dottorato e sulle eventuali pubblicazioni (Form 1 – Final Report of the three years’ activities and achievements), è presentata entro la fine dell’ultimo anno di corso al coordinatore, il quale la invia al gruppo di valutazione interna. Il gruppo di valutazione formula un giudizio che può essere di:
- Approvazione della tesi nella presente versione
- Modifiche. In questo caso la tesi viene ri-inviata allo studente per le modifiche richieste utilizzando il seguente modello (Form 2 – Internal panel Thesis evaluation form).
Una volta redatta nella sua forma definitiva, il Collegio dei Docenti formula un giudizio sull’attività di ricerca.
La tesi, con allegata la relazione del Collegio dei docenti, è trasmessa ai docenti valutatori.
2° Esame da parte dei valutatori esterni
La tesi è esaminata da almeno due valutatori, di cui almeno uno è un docente universitario, anche appartenenti ad istituzioni estere, esterni all’Ateneo. I docenti valutatori vengono proposti dal supervisore e dal co-supervisore, e vengono approvati dal Collegio dei docenti del dottorato. Il coordinatore invia ai valutatori la tesi in formato word e pdf. I valutatori presentano la valutazione della tesi compilando il seguente modello (Form 3 – External Reviewer Thesis Evaluation Form) e ne propongono l’ammissione alla discussione pubblica o il rinvio allo studente per un periodo non superiore a sei mesi, qualora ritengano necessario che la tesi debba essere integrata o corretta. Trascorsi i sei mesi, la tesi è in ogni caso ammessa alla discussione pubblica, corredata da un nuovo parere scritto degli stessi valutatori, reso alla luce delle correzioni e/o integrazioni eventualmente apportate.
3° Discussione della tesi di dottorato
La discussione pubblica della tesi si svolge dinnanzi a una Commissione giudicatrice proposta dal Collegio dei docenti e nominata dal Rettore. La Commissione è composta da tre componenti scelti tra i professori (almeno uno di prima fascia) e ricercatori universitari di ruolo. Almeno due componenti della Commissione devono appartenere a Università non partecipanti al dottorato e non devono essere componenti del Collegio dei docenti. La presidenza della Commissione è assunta dal professore di prima fascia.
I dottorandi ammessi alla discussione pubblica da parte del Collegio dei docenti presentano, entro la data stabilita dagli Uffici dell’Amministrazione Universitaria, domanda di ammissione all’esame finale, come descritto dalla procedura prevista dalla sede “Concludere gli studi (PhD)“.
Non appena abbiano notizia dei nominativi dei componenti la Commissione giudicatrice, che deve essere approvata dal Consiglio del Collegio dei Docenti, i dottorandi provvedono, entro il termine che sarà loro comunicato, a inviare ai commissari, in formato elettronico, la tesi e una copia della relazione (Form 1 – Final Report of the three years’ activities and achievements). La discussione della tesi può avvenire sia in presenza che online.
Per quello che riguarda le modalità con cui si espletano i lavori della Commissione, ed eventuali richieste di proroga, si rimanda al Regolamento di Ateneo.
Attribuzione titolo di Doctor Europaeeus
Lo studente deve farne richiesta al Collegio dei Docenti inviando una mail al Coordinatore (phdcourse.vas@unimi.it) seguendo il Form 4 – Doctor Europaeus application.
Devono essere soddisfatte le condizioni stabilite dall’European University Association che prevedono che:
- i valutatori del lavoro di tesi appartengano a istituzioni universitarie di due diversi Paesi dell’Unione Europea; e che il giudizio sul lavoro di tesi espresso da tali valutatori sia positivo;
- almeno un componente della Commissione Giudicatrice appartenga a un’altra Università dell’Unione Europea;
- la discussione della tesi si svolga in una lingua dell’Unione europea diversa da quella italiana;
- la tesi sia elaborata a seguito di un soggiorno di ricerca, della durata di almeno un trimestre, da svolgersi in un altro Paese dell’Unione Europea.
Autorizzazione a svolgere attività lavorative esterne al dottorato.
La richiesta dovrà essere approvata dal Collegio Docenti, previo parere favorevole del tutore, e firmata dal Coordinatore.
Risoluzione dei problemi: quando uno studente ha bisogno.
Questioni istituzionali, comprese le regole e le procedure degli studi di dottorato.
I rappresentanti del dottorato sono coloro che portano le questioni all’attenzione della governance del dottorato. I dottorandi sono invitati a tenersi in stretto contatto con i rappresentanti che fanno anche parte del Consiglio di Dipartimento. I rappresentanti tengono riunioni di routine con il Coordinatore per discutere i problemi degli studenti e affrontarli. Per chiarimenti, problemi amministrativi o didattici, le altre figure istituzionali che devono essere contattate sono il personale amministrativo del dottorato o il Coordinatore agli indirizzi forniti nella pagina web Contatti.
Problemi Personali
Nel caso di questioni personali che non possono essere affrontate all’interno della zona di comfort della relazione con il supervisore e il cosupervisore, il dottorando può contattare il Coordinatore al suo indirizzo di posta personale (fabrizio.ceciliani@unimi.it) chiedendo un colloquio.
Se il dottorando ritiene che il suo problema non possa essere gestito nell’area della governance del programma di dottorato, l’Università degli Studi di Milano offre il supporto di un difensore civico: “Garante degli studenti e dei dottorandi“.
Supporto Psicologico
Nel caso di necessità di supporto psicologico, il dottorando è invitato a contattare il Servizio di Consulenza Individuale dell’Università degli Studi di Milano .